Protokół likwidacji środka trwałego przy złomowaniu maszyny: co zawiera i jak go wypełnić

Fizyczna likwidacja maszyny to jedno, a jej wyksięgowanie to drugie. Księgowa nie wykreśli środka trwałego z ewidencji na podstawie telefonu, że prasa już pojechała. Potrzebuje dokumentu, który opisuje, co, kiedy, dlaczego i w jaki sposób zostało zlikwidowane. Tym dokumentem jest protokół likwidacji środka trwałego, w wielu firmach nazywany drukiem LT. Zanim ekipa wjedzie do hali, sprawdź, czy masz go przygotowanego.

Po co w ogóle protokół

Przepisy o rachunkowości wymagają, żeby każde zdarzenie w ewidencji środków trwałych było udokumentowane. Nie ma jednego urzędowego wzoru protokołu, dlatego firmy używają własnych druków albo szablonów z programów księgowych. Ważne jest, żeby z dokumentu jasno wynikało, że maszyna przestała istnieć w firmie i z jakiego powodu. To ten protokół pozwala rozliczyć niezamortyzowaną wartość i zamknąć kartę środka trwałego. Szczegóły podatkowe zawsze potwierdź ze swoją księgową, bo zależą od formy opodatkowania i przyczyny likwidacji.

Co powinien zawierać protokół likwidacji

• Nazwę firmy i datę sporządzenia protokołu.
• Nazwę środka trwałego, numer inwentarzowy, rok produkcji i numer fabryczny z tabliczki znamionowej.
• Wartość początkową i dotychczasowe umorzenie (te dane wpisuje księgowość).
• Przyczynę likwidacji: zużycie techniczne, nieopłacalność naprawy, wymiana technologii, awaria, likwidacja zakładu.
• Sposób likwidacji: złomowanie, sprzedaż, utylizacja, przekazanie.
• Datę fizycznej likwidacji, czyli dzień, w którym maszyna opuściła zakład.
• Skład komisji likwidacyjnej i podpisy jej członków oraz zatwierdzenie przez osobę zarządzającą.
• Wykaz załączników: faktura albo rozliczenie odkupu złomu, karta przekazania odpadów, certyfikat utylizacji.

Najczęstszy błąd to protokół sporządzony po miesiącach, kiedy nikt już nie pamięta, co stało w hali.

Przykładowa treść protokołu

Komisja likwidacyjna w składzie: (imiona i nazwiska) stwierdza, że środek trwały (nazwa maszyny), numer inwentarzowy (numer), numer fabryczny (numer), został w dniu (data) przekazany do złomowania firmie (nazwa wykonawcy) na podstawie (numer rozliczenia lub faktury). Przyczyna likwidacji: (opis). Wartość początkowa: (kwota), umorzenie na dzień likwidacji: (kwota). Komisja wnioskuje o wykreślenie środka trwałego z ewidencji z dniem (data). Załączniki: (lista). Podpisy.

Zobacz takżeZłomowanie maszyn w województwie łódzkimLikwidacja parków maszynowych z kompletem dokumentów do protokołu likwidacji.

Kolejność dokumentów przy złomowaniu

Najczęstszy błąd to protokół z datą wcześniejszą niż dokumenty od firmy złomującej albo odwrotnie, protokół sporządzony po miesiącach, kiedy już nikt nie pamięta, co stało w hali. Bezpieczna kolejność wygląda tak:

• Decyzja o likwidacji i powołanie komisji (jeszcze przed demontażem).
• Oględziny i oferta odkupu złomu od wykonawcy.
• Demontaż i wywóz. Tego dnia powstaje karta przekazania odpadów.
• Rozliczenie odkupu złomu i certyfikat utylizacji od wykonawcy.
• Protokół likwidacji z datą fizycznej likwidacji i załącznikami.
• Wyksięgowanie środka trwałego.

Kiedy prace zleca się nam, komplet dokumentów od wykonawcy dostajesz w jednym pakiecie, więc komisja ma wszystkie załączniki od razu. Jakie to dokumenty i co w nich sprawdzić, opisujemy w tekście o certyfikacie utylizacji i karcie przekazania odpadów.

Kilka maszyn naraz

Przy likwidacji całego parku maszynowego sporządza się zwykle jeden protokół zbiorczy z załącznikiem w formie tabeli: pozycja, nazwa, numer inwentarzowy, wartość, umorzenie, uwagi. Na końcu rozliczenia od wykonawcy dobrze mieć masę i wartość złomu rozbitą na pozycje, żeby dało się je powiązać z tabelą. Poproś o to przy wycenie, zanim zacznie się demontaż, bo po pocięciu i wywózce nikt już tego nie odtworzy.

Czytaj takżeJak wygląda demontaż maszyn przemysłowych krok po kroku

Najczęściej zadawane pytania

Gdy maszyna idzie do kupca zamiast na złom

Jeśli urządzenie znalazło kupca, zamiast protokołu likwidacji powstaje dokument sprzedaży, a środek trwały schodzi z ewidencji jako sprzedany. O tym, kiedy sprzedaż ma sens, a kiedy złom jest lepszym wyjściem, piszemy w tekście sprzedać używaną maszynę czy oddać na złom.

Jeżeli planujesz likwidację maszyn w zakładzie na Śląsku, w Łódzkiem albo w Małopolsce, zadzwoń pod 510 949 499. Podpowiemy, jakie dokumenty dostaniesz od nas i jak dopasować do nich protokół. Formularz kontaktowy działa całą dobę.